Gegevensprivacy

Doelgroep: hoofdkantoor

Via Instellingen → Gegevensprivacy beheer je hoe lang persoonsgegevens worden bewaard, stel je de privacyverklaring in en kun je gegevens exporteren of anonimiseren.

Bewaartermijn instellen

De bewaartermijn bepaalt hoelang persoonsgebonden aanvraaggegevens worden bewaard na de rondleiding.

Ga naar Instellingen → Gegevensprivacy.
Kies de gewenste termijn: 180 dagen, 1 jaar, 2 jaar of 5 jaar.
Klik op Instellingen opslaan.

Privacyverklaring koppelen

Vul de URL van je privacyverklaring in bij URL Privacyverklaring.
Vul de naam van de verwerkingsverantwoordelijke in bij Naam DPO.
Vul een contactadres in bij Contact e-mail privacy verzoeken — dit adres wordt getoond aan ouders voor inzage- of verwijderingsverzoeken (AVG art. 15–17).
Klik op Instellingen opslaan.

De privacyverklaring-link wordt getoond op het publieke intakeformulier.

Persoonsgegevens exporteren

Voor inzageverzoeken (AVG art. 15) kun je aanvraaggegevens exporteren als CSV:

Klik op Exporteer als CSV onder de sectie Persoonsgegevens exporteren.
Het bestand wordt direct gedownload.

Persoonsgegevens anonimiseren

Met de opschoonfunctie worden naam, e-mail en telefoonnummer gewist uit aanvragen die ouder zijn dan de ingestelde bewaartermijn. De aanvraag zelf blijft bewaard voor statistieken.

Klik op Anonimiseren starten.
Bevestig de actie in het dialoogvenster.

Deze actie is onomkeerbaar. De verwijderde persoonsgegevens kunnen niet worden hersteld.

Veelgestelde vragen

Worden aanvragen volledig verwijderd bij anonimiseren? Nee. Alleen de persoonsgegevens (naam, e-mail, telefoon) worden gewist. De aanvraag zelf — inclusief datum, locatie, fase en opmerkingen — blijft bewaard voor rapportage.

Hoe vaak moet ik anonimiseren? Er is geen automatische opschoning. Je voert de actie handmatig uit wanneer dat nodig is — bijvoorbeeld bij een periodieke privacyaudit.

Waar wordt de privacyverklaring-link getoond? Onderaan het publieke intakeformulier, als voetnoot bij de bevestigingscheckbox van de ouder.