Voorwaarden instellen — voor welke aanvragen of contracten geldt de workflow?

Doelgroep: hoofdkantoor

Met voorwaarden beperk je een workflow tot een specifieke groep aanvragen of contracten. Zonder voorwaarden geldt de workflow voor alle records in je organisatie.

Beschikbare voorwaarden

Alleen voor bepaalde locaties Selecteer één of meerdere locaties. De workflow wordt dan alleen uitgevoerd voor aanvragen die aan die locatie(s) gekoppeld zijn. Laat leeg om alle locaties mee te nemen.

Alleen voor bepaalde services Filter op type opvang, bijvoorbeeld alleen KDV of alleen BSO. Laat leeg voor alle services.

Alleen voor bepaalde fases Beschikbaar bij de triggers "Geen activiteit", "Na de rondleiding" en "Dagelijks overzicht". Selecteer de fases waarin de aanvraag moet staan om in aanmerking te komen. Laat leeg voor alle fases.

Rondleiding filter Beschikbaar bij "Bij nieuwe aanvraag" en "Geen activiteit". Kies of de workflow alleen geldt voor aanvragen zonder geplande rondleiding, alleen met geplande rondleiding, of allebei.

Slim inplannen filter (alleen beschikbaar voor aanvragen-workflows) Filter op of de locatie van de aanvraag tijdsloten heeft ingesteld voor slim inplannen. Handig als je per locatiegroep een andere e-mail wilt sturen — bijv. locaties met slim inplannen krijgen een link mee, locaties zonder worden gevraagd telefonisch contact op te nemen. Deze voorwaarde is niet beschikbaar voor contractworkflows.

Voorbeeld: verschillende berichten per locatiegroep

Stel je hebt 10 locaties waarvan 6 slim inplannen gebruiken en 4 niet. Je kunt twee workflows aanmaken met dezelfde trigger maar verschillende voorwaarden:

Workflow A — slim inplannen filter: "Alleen locaties met slim inplannen" → e-mail met planningslink
Workflow B — slim inplannen filter: "Alleen locaties zonder slim inplannen" → e-mail met telefoonnummer

Veelgestelde vragen

Wat als een aanvraag aan geen enkele voorwaarde voldoet? De workflow wordt overgeslagen voor die aanvraag. Er wordt geen fout geregistreerd.

Kan ik voorwaarden combineren? Ja. Alle ingestelde voorwaarden gelden tegelijk — een aanvraag moet aan alle voorwaarden voldoen om in aanmerking te komen.