Voorwaarden instellen — voor welke aanvragen of contracten geldt de workflow?
Voorwaarden instellen — voor welke aanvragen of contracten geldt de workflow?
Doelgroep: hoofdkantoor
Met voorwaarden beperk je een workflow tot een specifieke groep aanvragen, contracten of klachten. Zonder voorwaarden geldt de workflow voor alle records in je organisatie.
Je stelt voorwaarden in via de kaart Voorwaarden in het bewerkingsscherm van een workflow.
Hoe bouw je een voorwaarde?
Een voorwaarde bestaat uit drie delen:
- Veld — waarop je wilt filteren (bijv. Fase, Locatie, Dienst)
- Operator — hoe je vergelijkt (bijv. "is één van", "is leeg", "voor")
- Waarde — waarmee je vergelijkt
Bijvoorbeeld: Fase → is één van → [Rondleiding gepland] betekent dat de workflow alleen geldt voor aanvragen die in de fase "Rondleiding gepland" staan.
Voorwaarden combineren met EN / OF
Je kunt meerdere voorwaarden combineren:
- EN — de workflow geldt alleen als álle voorwaarden waar zijn
- OF — de workflow geldt als één van de voorwaarden waar is
Met de knop Groep kun je voorwaarden nesten, bijvoorbeeld: (Locatie is A én Dienst is KDV) óf (Locatie is B).
Beschikbare velden
Welke velden je kunt kiezen, hangt af van de pijplijn.
Aanvragen:
| Groep | Velden |
|---|---|
| Algemeen | Dienst, Fase, Locatie, Tags |
| Kind | Leeftijd kind, Verwachte geboortedatum |
| Rondleiding | Rondleiding gepland op, Rondleiding aangevraagd op, Rondleiding geboekt op, Rondleiding opvolging op, Locatie heeft beschikbaarheid |
| Voortgang & datums | Gewenste startdatum, Eerste contact op, Voorkeuren ingevuld op, Contract getekend op, Afgerond op, Gewonnen op, Verloren op, Aangemaakt op, Laatste activiteit op |
| Contact | Aantal contactpogingen, SMS toestemming, WhatsApp toestemming |
Contracten:
| Groep | Velden |
|---|---|
| Algemeen | Dienst, Fase, Locatie, Contractnummer, Gedeeltelijk wachtlijst |
| Kind | Geboortedatum kind |
| Datums | Wenmoment op, Startdatum, Einddatum, Contractdatum, Aangemaakt op, Laatste activiteit op, Geannuleerd op |
Beschikbaarheid: Dienst, Locatie.
Klachten:
| Groep | Velden |
|---|---|
| Algemeen | Status, Categorie, Klacht gegrond, Locatie |
| Melder | E-mailadres melder, Telefoonnummer melder |
| Datums | Ontvangen op, Afhandeldeadline, Afgehandeld op, Aangemaakt op, Laatste activiteit op |
Operatoren
Welke operatoren beschikbaar zijn, hangt af van het type veld:
- Keuzelijsten (Dienst, Fase, Locatie, Status, …) — "is één van" of "is niet"
- Tags — "heeft één van", "heeft allemaal", "is leeg" of "heeft waarde"
- Datums — "is leeg", "heeft waarde", "voor", "na" of "binnen (dagen)"
- Getallen (Leeftijd kind, Aantal contactpogingen) — "is", "≥" of "≤"
- Ja/nee-velden (SMS toestemming, WhatsApp toestemming, Gedeeltelijk wachtlijst) — "is" (Ja of Nee)
- Tekst (Contractnummer, Categorie, e-mailadres melder) — "is", "is niet", "bevat", "is leeg" of "heeft waarde"
Voorbeeld: herinnering alleen als er nog geen wenmoment is
Stel je wilt een herinnering 35 dagen vóór de startdatum van een contract, maar alleen als er nog geen wenmoment is ingepland.
- Trigger: Op datum → veld Startdatum, 35 dagen vóór
- Voorwaarde: Wenmoment op → is leeg
Zodra het wenmoment wordt ingepland, valt het contract automatisch buiten de workflow en stopt de herinnering.
Veelgestelde vragen
Wat als een aanvraag aan geen enkele voorwaarde voldoet? De workflow wordt overgeslagen voor die aanvraag. Er wordt geen fout geregistreerd.
Kan ik voorwaarden combineren? Ja. Met EN en OF bouw je combinaties, en met groepen kun je voorwaarden nesten. Een aanvraag moet aan de volledige voorwaarde voldoen om in aanmerking te komen.
Wat betekent een rode waarschuwing bij een voorwaarde? Een voorwaarde mist nog een waarde, of verwijst naar een optie die niet meer bestaat (bijv. een verwijderde fase). Vul de waarde in of verwijder de voorwaarde om de workflow correct te laten werken.