WhatsApp-templates instellen

Doelgroep: hoofdkantoor

WhatsApp-templates werken vrijwel hetzelfde als SMS-templates. Dit artikel behandelt de verschillen en specifieke aandachtspunten.

Wanneer wordt een WhatsApp-bericht verstuurd?

Een WhatsApp-bericht wordt alleen verstuurd als de ouder toestemming heeft gegeven. Dit staat aangegeven in de aanvraag onder Contactgegevens → WhatsApp. Als de toestemming ontbreekt, wordt de WhatsApp-actie in de workflow overgeslagen zonder foutmelding.

WhatsApp-template aanmaken

Ga naar Instellingen → E-mail Templates.
Klik op Nieuwe Template.
Kies bij Kanaal de optie WhatsApp.
Vul de naam, categorie en ontvanger in.
Schrijf het bericht in het tekstveld.
Klik op Opslaan.

Geen layout

WhatsApp-berichten hebben geen layout — er is geen logo, header of footer. De inhoud van de template is exact wat de ontvanger ontvangt, net als bij SMS.

Variabelen

Dezelfde variabelen als bij e-mail en SMS zijn beschikbaar, zoals {{parent_firstname}}, {{tour_date}} en {{location_name}}. Gebruik {{schedule_link_short}} voor de planningslink — de verkorte versie is compacter.

Toestemming inschakelen op het intakeformulier

Om ouders toestemming te laten geven via het intakeformulier:

Ga naar Instellingen → Data-configuratie.
Zoek het veld WhatsApp toestemming.
Zet Toon in formulier aan.

Het selectievakje verschijnt dan op het intakeformulier voor ouders.

Veelgestelde vragen

Hoe weet ik of mijn organisatie WhatsApp kan versturen? WhatsApp vereist een actieve Bird.com-koppeling én een geconfigureerde WhatsApp Channel ID. Neem contact op met je beheerder om dit in te stellen.

Kan ik een WhatsApp-bericht sturen naar de locatie? Nee. WhatsApp-berichten gaan altijd naar de ouder. Voor notificaties naar locatiemedewerkers gebruik je e-mail.

Worden WhatsApp-berichten gelogd in de aanvraag? Ja. Elk verstuurd WhatsApp-bericht verschijnt in de Communicatie-tab van de aanvraag, net als e-mails en SMS-berichten.

Wat als een ouder WhatsApp niet gebruikt? Als de ouder niet bereikbaar is via WhatsApp, ontvangt deze geen bericht — de verzending mislukt bij Bird.com en wordt gelogd als niet succesvol. Gebruik dan e-mail of SMS als alternatief kanaal.