Meerdere e-maillay-outs gebruiken

Met meerdere e-maillay-outs geef je elke locatie of elk type e-mail een eigen uitstraling — zonder dat medewerkers daar iets voor hoeven te doen. De juiste lay-out wordt automatisch gekozen op het moment dat een e-mail wordt verstuurd.

Wat is een lay-out?

Een lay-out is de omlijsting van je e-mails: logo, koptekst, kleuraccenten, voettekst met contactgegevens. De inhoud (tekst, variabelen) komt uit het e-mailtemplate; de lay-out bepaalt hoe dat eruitziet.

Standaard heeft elke organisatie één lay-out. Met deze functie kun je er meerdere aanmaken en per locatie of per template instellen welke wordt gebruikt.

Hoe wordt de lay-out gekozen?

Het systeem kijkt in deze volgorde:

Template-instelling — heeft het e-mailtemplate zelf een lay-out ingesteld? Dan wordt die altijd gebruikt, ongeacht de locatie.
Locatie-instelling — heeft de locatie een eigen lay-out? Dan gebruikt het systeem die lay-out voor alle e-mails vanuit die locatie.
Standaard lay-out — als er geen specifieke lay-out is ingesteld op het template of de locatie, wordt de lay-out gebruikt die is aangemerkt als Standaard.

Je hoeft als medewerker niets te kiezen — dit gebeurt volledig automatisch.

Een nieuwe lay-out aanmaken

Ga naar Instellingen → E-mail lay-out.
Klik op Nieuw in de linkerkolom.
Geef de lay-out een naam (bijv. "Locatie Amsterdam") en optioneel een beschrijving.
Klik op Aanmaken.
De nieuwe lay-out staat nu in de lijst. Klik erop om de HTML-editor te openen en de lay-out in te richten.

Een lay-out als standaard instellen

Er is altijd één lay-out die als Standaard is aangemerkt. E-mails die geen specifieke lay-out hebben (via template of locatie) gebruiken deze standaard.

Ga naar Instellingen → E-mail lay-out.
Klik in de linkerkolom op de lay-out die je als standaard wilt instellen.
Klik op Stel in als standaard rechtsboven.

De lay-out krijgt een Standaard-badge in de lijst.

Een lay-out koppelen aan een locatie

Ga naar Locaties en open de locatie die je wilt aanpassen.
Klik op Bewerken.
Kies bij E-mail lay-out de gewenste lay-out uit het dropdown-menu.
Sla op.

Vanaf dat moment gebruiken alle e-mails die vanuit die locatie worden verstuurd deze lay-out — tenzij een template een eigen lay-out heeft.

Kies Org standaard om de locatie terug te zetten naar de algemene standaard.

Een lay-out koppelen aan een e-mailtemplate

Dit is nuttig als een specifiek type e-mail (bijv. een contractbevestiging) altijd in een bepaalde stijl verstuurd moet worden, ongeacht de locatie.

Ga naar Instellingen → E-mailtemplates en open het template.
Klik op Template-informatie om de instellingen uit te klappen.
Kies bij Lay-out de gewenste lay-out.
Sla op.

Let op: een lay-out op templateniveau overschrijft altijd de locatie-instelling.

Voorbeeldscenario's

Scenario 1 — Bevestiging aan een ouder

Situatie: Een ouder schrijft een kind in bij Locatie Amsterdam. Na het afronden van de deal wordt automatisch een plaatsingsbevestiging verstuurd.

Gewenste uitstraling: De e-mail moet de huisstijl van Locatie Amsterdam tonen (eigen logo, eigen kleur), niet de generieke organisatiestijl.

Instelling:

Locatie Amsterdam heeft lay-out "Huisstijl Amsterdam" ingesteld.
Het template "Plaatsingsbevestiging" heeft geen eigen lay-out gekozen (Org standaard).

Wat doet het systeem:

Template heeft geen lay-out → doorgaan.
Deal is gekoppeld aan Locatie Amsterdam → lay-out "Huisstijl Amsterdam" ophalen.
E-mail verstuurd met de Amsterdamse huisstijl.

De ouder ontvangt een e-mail die er uitziet alsof hij direct van Locatie Amsterdam komt.

Scenario 2 — Notificatie aan een locatie

Situatie: Zodra een nieuwe aanvraag binnenkomt, stuurt een workflow automatisch een notificatie naar het e-mailadres van de locatie.

Gewenste uitstraling: Dit is een interne signalering — geen marketing-uitstraling nodig. De organisatie wil dat alle interne notificaties altijd in de neutrale standaard lay-out verschijnen, ook als de locatie een eigen lay-out heeft.

Instelling:

Locatie Rotterdam heeft lay-out "Huisstijl Rotterdam" ingesteld.
Het template "Nieuwe aanvraag — locatiemelding" heeft lay-out "Intern (standaard)" expliciet ingesteld.

Wat doet het systeem:

Template heeft lay-out "Intern (standaard)" → die wordt direct gebruikt.
Locatie-instelling wordt genegeerd.
E-mail verstuurd in de neutrale interne lay-out.

De template-instelling wint altijd — ook als de locatie een andere lay-out heeft.

Scenario 3 — Notificatie aan het hoofdkantoor

Situatie: Bij elke geannuleerde plaatsing stuurt het systeem een signalering naar het hoofdkantoor. Het maakt niet uit vanuit welke locatie de annulering komt — het hoofdkantoor wil altijd dezelfde herkenbare stijl zien.

Gewenste uitstraling: Vaste huisstijl van de overkoepelende organisatie, ongeacht welke locatie de deal had.

Instelling:

Het template "Annulering — HO melding" heeft lay-out "Hoofdkantoor" expliciet ingesteld.
Locaties hebben elk hun eigen lay-out, maar dat speelt hier geen rol.

Wat doet het systeem:

Template heeft lay-out "Hoofdkantoor" → die wordt direct gebruikt.
De locatie van de deal wordt voor de lay-out volledig genegeerd.
Elke annuleringsmelding — van Amsterdam, Rotterdam of een andere locatie — arriveert in dezelfde vaste hoofdkantoorstijl.

Veelgestelde vragen

Wat gebeurt er als ik een lay-out verwijder die aan een locatie is gekoppeld? De locatie valt automatisch terug op de standaard lay-out. Er gaan geen e-mails verloren en er verschijnen geen foutmeldingen.

Kan ik zien welke lay-out een e-mail heeft gebruikt? Niet rechtstreeks in de interface. Maar als je weet welke locatie en welk template bij de deal hoorden, kun je via bovenstaande prioriteitvolgorde bepalen welke lay-out is gebruikt.

De preview in de template-editor ziet er anders uit dan de verstuurde e-mail. Waarom? De preview in de editor toont de standaard lay-out (of de lay-out die je in het template hebt gekozen). Als de deal vanuit een locatie met een eigen lay-out wordt verstuurd, kan de uiteindelijke e-mail er anders uitzien. Dit is normaal gedrag.

Kan ik een lay-out ook per medewerker instellen? Nee, de instelling werkt op locatie- of templateniveau — niet per individuele gebruiker.