Recepten — welke workflow gebruik je wanneer?
Recepten — welke workflow gebruik je wanneer?
Doelgroep: hoofdkantoor
Dit artikel koppelt veelvoorkomende doelen aan een concrete workflow-opzet. De andere artikelen leggen uit hoe een workflow werkt; dit artikel helpt je kiezen welke je instelt — en waar je op moet letten.
Twee regels die bijna elke keuze bepalen
1. Gebeurtenis-triggers vuren direct — maar kunnen optioneel wachten. Triggers als Bij nieuwe aanvraag, Bij fase wijziging, Rondleiding ingepland en Aanvraag gewonnen/verloren reageren op het moment dat er iets gebeurt. Standaard staat de wachttijd op 0 (= direct).
Wil je even wachten en kijken of er iets verandert? Stel dan een wachttijd in (bijv. 15 minuten). De actie wordt uitgesteld, en vóór het uitvoeren worden de voorwaarden opnieuw gecontroleerd — klopt de voorwaarde dan niet meer, dan wordt de actie overgeslagen. Zo maak je "doe X alleen als Y nog niet is gebeurd" ook met een gebeurtenis-trigger. Uitzondering: bij klachten-workflows is een wachttijd niet mogelijk.
2. Tijdgestuurde triggers lopen op een vast ritme en controleren hun voorwaarde telkens opnieuw. Triggers als Geen rondleiding gepland, Geen activiteit, Vóór de rondleiding en Na de rondleiding activeren wanneer de geplande controle draait én de voorwaarde op dat moment nog klopt. Dáárom kun je hiermee "doe X alleen als Y nog niet is gebeurd" maken. De nauwkeurigheid hangt af van hoe vaak de controle draait (zie Let op onderaan).
Snelkeuze
| Je wilt… | Gebruik trigger | Wachttijd |
|---|---|---|
| Een aanvraag direct bevestigen | Bij nieuwe aanvraag | 0 (direct) |
| Een rondleiding direct bevestigen als een medewerker hem inplant | Rondleiding ingepland | 0 |
| Een rondleiding direct bevestigen als de ouder zelf plant | Rondleiding ingepland (zelfplanning) | 0 |
| Melden dat een geplande rondleiding is verzet | Rondleiding verzet | 0 |
| Een aanvraag bevestigen alleen als er kort daarna geen rondleiding wordt gepland | Bij nieuwe aanvraag | minuten |
| Het hoofdkantoor waarschuwen als een aanvraag te lang zonder rondleiding blijft | Geen rondleiding gepland | dagen |
| Een stille aanvraag opvolgen | Geen activiteit | uren/dagen |
| Herinneren vóór de rondleiding | Vóór de rondleiding | uren/dagen |
| Opvolgen na de rondleiding | Na de rondleiding | uren/dagen |
| Een aanvraag aansporen die vastzit in één fase | Aanvraag vastgelopen in fase | uren/dagen |
Recept 1 — Aanvraagbevestiging die niet dubbelt met de rondleidingbevestiging
Situatie. Een ouder dient een aanvraag in en krijgt normaal direct een "we hebben je aanvraag ontvangen"-e-mail. Maar als de ouder daarna meteen zelf een rondleiding plant (via de link die na het indienen verschijnt, als slim inplannen aanstaat), wil je dat de ouder de rondleidingbevestiging krijgt — en niet allebei.
De opzet.
- Maak een Bij nieuwe aanvraag-workflow → aanvraagbevestiging → wachttijd 15 minuten → voorwaarde Rondleiding gepland op → is leeg. De actie wordt 15 minuten uitgesteld; vóór het uitvoeren controleert het systeem de voorwaarde opnieuw. Heeft de ouder in die tijd al een rondleiding gepland, dan is het veld niet meer leeg en wordt de aanvraagbevestiging overgeslagen.
- **Maak een Rondleiding ingepland (zelfplanning)-workflow** → rondleidingbevestiging (wachttijd 0).
- Maak een Rondleiding ingepland-workflow → rondleidingbevestiging (wachttijd 0) — dit dekt rondleidingen die een medewerker telefonisch of handmatig inplant, met dezelfde e-mail.
Resultaat.
- Ouder plant zelf of medewerker plant binnen het venster → aanvraag heeft een rondleiding → aanvraagbevestiging overgeslagen → alleen de rondleidingbevestiging. ✅
- Niemand plant → na het venster vuurt de aanvraagbevestiging alsnog. ✅
- Pas dagen later gepland → aanvraagbevestiging was al verstuurd (terecht) en daarna de rondleidingbevestiging bij het inplannen (terecht) — twee losse e-mails met tijd ertussen, geen dubbeling. ✅
Let op.
- Ritme van de controle. De uitgestelde actie wordt uitgevoerd bij de eerstvolgende controle nadat de wachttijd is verstreken — die controle draait elke 5 minuten. De e-mail komt dus ±15–20 minuten na de aanvraag.
- Vensterlengte is een afweging. Langer venster = minder dubbelingen, maar een latere aanvraagbevestiging voor iedereen die níét plant. Stem het af op hoe snel ouders meestal plannen.
- Alternatief. Geen rondleiding gepland met een wachttijd van ±15 minuten werkt ook, en heeft als extra dat je max. uitvoeringen per aanvraag op 1 kunt zetten.
Recept 2 — Hoofdkantoor waarschuwen als een aanvraag te lang zonder rondleiding blijft
Situatie. Er komt een aanvraag binnen, maar er wordt geen rondleiding gepland. Na bijvoorbeeld een dag wil je dat het hoofdkantoor (of de locatie) een seintje krijgt, zodat iemand de aanvraag kan opvolgen.
De trigger Geen rondleiding gepland, met een langere wachttijd en een andere ontvanger. Geen rondleiding gepland kiest aanvragen die nog géén rondleiding hebben, ouder zijn dan de wachttijd, en nog niet gewonnen/verloren zijn. Een wachttijd van 1 dag betekent dus: pas na een dag zonder rondleiding wordt de aanvraag gemeld. Wordt er alsnog een rondleiding gepland, of wordt de aanvraag gewonnen/verloren, dan valt hij vanzelf af.
De opzet.
| Veld | Waarde |
|---|---|
| Trigger | Geen rondleiding gepland |
| Wachttijd | 1 dag (of wat "te lang" voor jou betekent) |
| Max. uitvoeringen per aanvraag | 1 |
| Ontvanger | Hoofdkantoor of Locatie |
| Actie | E-mail versturen → een interne "nog geen rondleiding gepland"-template |
Let op bij de ontvanger.
- Hoofdkantoor gebruikt het primaire contact-e-mailadres van de organisatie. Staat dat niet ingevuld, dan mislukt de actie. Vul het eerst in bij de organisatie-instellingen.
- Locatie gebruikt het meldingsadres van de locatie.
- Alleen e-mail. Sms en WhatsApp kunnen niet naar hoofdkantoor of locatie — alleen naar de klant.
Werkt samen met Recept 1. Beide regels mogen tegelijk draaien. Elke regel houdt zijn eigen verzendingen apart bij, dus de klant-e-mail na 15 minuten en de hoofdkantoor-melding na 1 dag blokkeren elkaar niet.
Vuurt één keer per aanvraag. Geen rondleiding gepland herhaalt nooit — er is geen ingebouwde "blijf dagelijks herinneren". Het is een eenmalig seintje.
Algemene aandachtspunten bij het kiezen
- Gebeurtenis-triggers kunnen wachten, maar alleen met een vaste wachttijd. Stel je een wachttijd in, dan wordt de actie uitgesteld en worden de voorwaarden vóór het uitvoeren opnieuw gecontroleerd. Wil je iets herhalen of op een ritme laten draaien, kies dan een tijdgestuurde trigger.
- Gebeurtenis-triggers hebben geen ingebouwde dubbel-bescherming. Een herhaalde inzending kan de workflow opnieuw laten vuren. Bij een tijdgestuurde trigger kun je max. uitvoeringen per aanvraag op 1 zetten voor eenmalige e-mails zoals een welkomstbericht.
- De nauwkeurigheid van tijdgestuurde workflows hangt af van het controle-ritme. Een belofte van "5 minuten" vraagt om een controle die elke paar minuten draait.
- "Niet versturen vóór" geldt alleen voor tijdgestuurde workflows. Gebeurtenis-triggers vuren op elk uur van de dag. Wil je nachtelijke verzendingen vermijden, gebruik dan een tijdgestuurde trigger.
- Workflow-acties starten geen andere workflows. Markeert een actie een aanvraag als gewonnen, dan start dat geen Aanvraag gewonnen-workflow. Je kunt workflows dus niet aan elkaar koppelen via automatische wijzigingen.