Wat is het voorkeurenformulier?

Doelgroep: hoofdkantoor

Vereist: Voorkeurenformulier ingeschakeld via Instellingen → Organisatie

Met het voorkeurenformulier stel je ouders een paar extra, optionele vragen nadat ze een rondleiding hebben aangevraagd. Denk aan voorkeursdagen, dieetwensen, hoe ze van jullie hebben gehoord of waarom ze interesse hebben. Zo houd je het aanvraagformulier zelf kort, terwijl je toch rijkere informatie verzamelt van ouders die de moeite willen nemen.

Het is dubbel optioneel: jij bepaalt als organisatie óf je het gebruikt en welke vragen je stelt, en de ouder mag de vragen invullen of overslaan.

Hoe werkt het?

Je schakelt de functie in en stelt in Data & Velden in welke vragen je wilt stellen.
Een ouder vult het aanvraagformulier in en verstuurt het.
Direct daarna ziet de ouder het voorkeurenformulier als losse stap, met de knoppen Versturen en Overslaan.
Of de ouder nu invult of overslaat — daarna komt het normale vervolg (bedankbericht, knop om direct in te plannen, of doorsturen).
De antwoorden worden opgeslagen bij de aanvraag, waar je medewerkers ze kunnen terugzien.

Je kunt het formulier ook later versturen via een link in een e-mail of sms, in plaats van of naast de stap na de aanvraag.

Wat heb je nodig om te beginnen?

Schakel Voorkeurenformulier gebruiken in via Instellingen → Organisatie → Functies & Rollen.
Stel je vragen in via Instellingen → Data & Velden — zet voor elk gewenst veld het vinkje in de kolom Voorkeuren aan (zie artikel 18.2).
Bepaal hoe je het formulier aanbiedt: als stap na de aanvraag, of alleen via een link (zie artikel 18.3).

Veelgestelde vragen

Is het voorkeurenformulier verplicht voor ouders? Nee. De ouder kan altijd op Overslaan klikken en de aanvraag is dan gewoon verstuurd. De vragen zijn aanvullend.

Maakt dit een aparte aanvraag aan? Nee. De antwoorden horen bij de bestaande aanvraag — er komt geen losse inzending of dubbele rondleiding bij.

Kan een ouder de vragen later nog invullen als hij ze eerst oversloeg? Ja, als je hem de link ({{preferences_link}}) stuurt via e-mail of sms. Een ouder kan het formulier wel maar één keer invullen.