Het voorkeurenformulier aanbieden: stap na aanvraag of via een link

Doelgroep: hoofdkantoor

Vereist: Voorkeurenformulier ingeschakeld via Instellingen → Organisatie

Je kunt het voorkeurenformulier op twee manieren aanbieden. Je kiest zelf wat bij jouw organisatie past — of allebei.

Manier 1: als stap direct na de aanvraag

Standaard verschijnt het voorkeurenformulier als een losse stap zodra een ouder de aanvraag heeft verstuurd. De ouder ziet de vragen met twee knoppen:

Versturen — de antwoorden worden bewaard.
Overslaan — de ouder slaat de vragen over.

In beide gevallen komt de ouder daarna op het normale vervolgscherm (bedankbericht, de knop "Plan direct je rondleiding" als slim inplannen aanstaat, of doorsturen naar je eigen website).

Doordat het een aparte stap is, botst het niet met de inplanknop: elk scherm heeft één duidelijke actie.

Deze stap aan- of uitzetten: ga naar Instellingen → Formulier en gebruik de schakelaar Voorkeuren tonen na aanvraag. Standaard staat deze aan.

Manier 2: via een link in e-mail of sms

Elke aanvraag heeft een unieke voorkeurenlink. Je kunt deze opnemen in een e-mail- of sms-template via de variabele {{preferences_link}} (in de variabelenkiezer heet deze "Voorkeurenformulier link"). Bij het versturen wordt de variabele automatisch vervangen door de link van die specifieke aanvraag.

Zo gebruik je de link:

Automatisch via een workflow — maak een workflow met bijvoorbeeld de trigger Nieuwe aanvraag, en voeg een actie E-mail versturen toe met een template dat {{preferences_link}} bevat.
Handmatig — stuur via het detailpaneel van een aanvraag een bericht met een template dat de variabele bevat.

Wil je het formulier alleen via de link aanbieden en niet als stap na de aanvraag? Zet dan Voorkeuren tonen na aanvraag uit (zie hierboven).

Veelgestelde vragen

Kan ik beide manieren tegelijk gebruiken? Ja. Je kunt de stap na de aanvraag aan laten staan én de link in e-mails gebruiken. Een ouder die de stap oversloeg, kan via de link alsnog invullen.

Verandert de voorkeurenlink als ik hem opnieuw verstuur? Nee. De link is vast gekoppeld aan de aanvraag en verandert niet.

Wat ziet een ouder die de link opent nadat hij de vragen al heeft ingevuld? Een bevestiging dat de voorkeuren al zijn doorgegeven. Invullen kan maar één keer.