Klachten instellen

Doelgroep: hoofdkantoor

In Instellingen → Klachten stel je in hoe ouders een klacht kunnen indienen en hoe klachten worden geregistreerd.

De openbare klachtenlink

Met de openbare link kunnen ouders direct een klacht indienen:

Ga naar Instellingen → Klachten.
Onder Openbare klachtenlink zie je de link. Klik op Kopiëren om hem te delen, of op Bekijken om het formulier te openen.
Met Regenereer token maak je een nieuwe link. De oude link werkt dan niet meer.

Het formulier op jullie website

Je kunt het klachtenformulier ook op jullie eigen website plaatsen. Onder Embed vind je een stukje JavaScript-code. Plaats deze code op de pagina waar het formulier moet verschijnen. Het formulier verschijnt dan automatisch op die plek.

Klachtcategorieën

Bepaal welke categorieën een ouder kan kiezen. Vink de gewenste categorieën aan of voeg eigen categorieën toe. De categorieën worden gebruikt in het overzicht en in het jaarverslag.

Vestigingskeuze

Bepaal hoe de ouder de vestiging kiest waar de klacht over gaat:

Geen keuze — de ouder hoeft geen vestiging te kiezen.
Regio — de ouder kiest eerst een regio en daarna de vestiging.
Plaats — de ouder kiest eerst een plaats en daarna de vestiging.
Provincie → plaats — de ouder kiest eerst een provincie, dan een plaats, dan de vestiging.

Afhandeltermijn

Stel in binnen hoeveel weken een klacht moet zijn afgehandeld. De standaard is 6 weken, conform de Wet kinderopvang. Deze termijn wordt gebruikt om de uiterste afhandeldatum van elke klacht te berekenen.

Rapport instellingen

Hier vul je de teksten in die in het jaarverslag verschijnen:

Interne procedure — de tekst voor paragraaf 2.1 van het jaarverslag.
Externe procedure — de tekst voor paragraaf 2.2 van het jaarverslag.

Veelgestelde vragen

Wat gebeurt er als ik de link regenereer? De oude link stopt met werken. Ouders die de oude link nog hebben, moeten de nieuwe link gebruiken.

Moet ik het formulier op mijn website plaatsen? Niet verplicht. Je kunt ook alleen de openbare link delen. Het formulier op je website is handig als je de klachtenprocedure laagdrempelig wilt aanbieden.