Wat is een aanvraag?

Doelgroep: Alle rollen

Een aanvraag is de centrale eenheid in Slimio Tours. Elke ouder die contact opneemt over een rondleiding — via het intakeformulier op jullie website of rechtstreeks via jullie medewerkers — wordt als aanvraag bijgehouden. Alles wat met die ouder te maken heeft: de contactgegevens, de geplande rondleiding, de communicatie en de voortgang, staat op één plek.

Waar komt een aanvraag vandaan?

Er zijn twee manieren waarop een aanvraag in het systeem belandt:

Via het intakeformulier Ouders vullen zelf het formulier in op jullie website. De aanvraag wordt automatisch aangemaakt en verschijnt direct in de aanvragenlijst. Je ontvangt een notificatie op het e-mailadres van de locatie.

Handmatig aangemaakt door een medewerker Een medewerker maakt de aanvraag zelf aan, bijvoorbeeld na een telefoontje. Klik rechtsboven op Nieuwe aanvraag en vul de gegevens in.

Wat staat er in een aanvraag?

Een aanvraag bevat drie soorten informatie:

Contactgegevens Naam, e-mailadres en telefoonnummer van de ouder. Als de ouder toestemming heeft gegeven voor SMS-berichten, staat dat hier ook aangegeven.

Rondleiding details De locatie waar de ouder een rondleiding wil, de datum en tijd van de rondleiding, en de huidige status in de pipeline. Afhankelijk van jullie instellingen kunnen hier extra velden bij staan, zoals de gewenste startdatum of het soort opvang.

Overige informatie Eventuele extra velden die jullie organisatie heeft ingesteld, zoals een bericht van de ouder of specifieke wensen.

Hoe beweegt een aanvraag door het proces?

Elke aanvraag heeft een status — een stap in de pipeline die aangeeft hoe ver het proces is. Denk aan stappen als "Nieuw", "Contact opgenomen", "Rondleiding gepland" of "Ingeschreven". Welke stappen er zijn, bepaal je zelf via de pipeline-instellingen.

Een aanvraag kan uiteindelijk worden gemarkeerd als gewonnen (het kind schrijft zich in) of verloren (de ouder ziet af van de rondleiding of kiest elders). Dit doe je via de knoppen onderaan het detailpaneel.

Hoe vind je aanvragen terug?

Ga in het linkermenu naar Aanvragen. Je ziet standaard een lijstweergave met alle aanvragen voor jouw locatie of organisatie. Rechtsboven kun je schakelen naar de pijplijnweergave (kanban), waarbij de aanvragen per statuskolom worden getoond.

Gebruik de zoekbalk bovenaan om te zoeken op naam, e-mailadres of kindnaam. Je kunt ook filteren op status, locatie of regio.

Veelgestelde vragen

Kan ik een aanvraag verwijderen? Ja, via het detailpaneel. Let op: een verwijderde aanvraag verdwijnt permanent. Wil je de aanvraag alleen tijdelijk uit het overzicht halen, gebruik dan Archiveren.

Kan een aanvraag bij meerdere locaties staan? Nee, elke aanvraag is gekoppeld aan één locatie.

Wat als een ouder een fout heeft gemaakt in het formulier? Je kunt alle gegevens bewerken via de Bewerken-knop in het detailpaneel.