Gebruikers importeren en uitnodigen

Doelgroep: hoofdkantoor

Heb je veel gebruikers tegelijk toe te voegen? Dan importeer je ze in één keer met een CSV-bestand. Bij het importeren wordt nog geen e-mail verstuurd: jij bepaalt daarna zelf wanneer de gebruikers hun uitnodiging krijgen. Zo kun je eerst alles controleren, en iedereen uitnodigen op het moment dat het jou uitkomt.

Stap 1 — Het bestand voorbereiden

Ga naar Gebruikers en klik rechtsboven op Importeer gebruikers.
Download het template via de link in het venster.
Vul per gebruiker één rij in:
- full_name — de naam.
- email — het e-mailadres.
- role — de rol, bijvoorbeeld Locatiegebruiker, Clustermanager, Regiomanager of Hoofdkantoor.
- location — voor een locatiegebruiker: de naam van de locatie.
- locations — voor een clustermanager: de namen van de locaties, gescheiden door een puntkomma (;).
- region — voor een regiomanager: de code of naam van de regio.

Kolommen die niet bij de rol horen, mag je leeg laten. Je kunt maximaal 200 gebruikers per bestand importeren.

Stap 2 — Controleren en importeren

Klik op Selecteer CSV bestand en kies je bestand.
Klik op Controleer bestand. Slimio controleert het bestand zonder iets op te slaan en laat zien hoeveel gebruikers worden aangemaakt, hoeveel worden overgeslagen en welke rijen een fout bevatten.
Klopt het? Klik op Importeer … gebruiker(s).

Rijen met een fout worden niet geïmporteerd; de rest wel. Je kunt de foutieve rijen aanpassen en het bestand opnieuw uploaden — gebruikers die al bestaan worden dan automatisch overgeslagen.

De nieuwe gebruikers staan in de lijst met de status Nog niet uitgenodigd.

Stap 3 — Uitnodigingen versturen

Kies in het statusfilter Nog niet uitgenodigd om alleen deze gebruikers te zien.
Vink de gebruikers aan die je wilt uitnodigen. Met het vinkje bovenaan de kolom selecteer je de hele pagina; daarna kun je kiezen voor Selecteer alle … niet-uitgenodigde gebruikers.
Klik op Verstuur uitnodigingen en bevestig.

Je ziet daarna een overzicht van hoeveel uitnodigingen zijn verstuurd, overgeslagen of mislukt. Verstuurde gebruikers krijgen de status Uitgenodigd.

Veelgestelde vragen

Waarom krijg ik een fout bij een locatie of regio? De naam in het bestand moet overeenkomen met een bestaande locatie of regio (hoofdletters maken niet uit). Komt een locatienaam twee keer voor in je organisatie, dan kan Slimio niet kiezen welke je bedoelt. Voeg die gebruiker dan handmatig toe via Nieuwe gebruiker.

Wat gebeurt er met gebruikers die al uitgenodigd zijn? Die worden bij het versturen overgeslagen. Wil je ze toch opnieuw uitnodigen, vink dan in het bevestigingsvenster Ook opnieuw versturen aan. Let op: hun vorige uitnodigingslink werkt daarna niet meer. (Bij inloggen via SSO geldt dat niet — zie hieronder.)

Krijgen geïmporteerde managers al meldingen voordat ze zijn uitgenodigd? Dat kan. Regio- en clustermanagers kunnen automatische workflow-e-mails ontvangen zodra hun account bestaat. Wil je dat voorkomen, stuur hun uitnodiging dan direct na het importeren.

Mijn organisatie logt in via SSO — hoe werkt het dan? Importeren en uitnodigen werken hetzelfde. Alleen de uitnodiging zelf is anders: je gebruikers hoeven geen wachtwoord in te stellen. Ze krijgen een e-mail met een knop Inloggen met Microsoft en loggen daarmee direct in met hun Microsoft-werkaccount. Die knop verloopt niet, dus opnieuw versturen maakt een eerdere mail niet ongeldig.

Je gebruikers kunnen ook zonder uitnodiging al inloggen via de knop op de inlogpagina. Zodra iemand voor het eerst heeft ingelogd, toont de status Actief.