Een bericht of e-mail sturen vanuit een aanvraag

Doelgroep: Alle rollen

Vanuit het detailpaneel van een aanvraag kun je direct een e-mail of SMS sturen naar de ouder. Je kiest een bestaande template, bekijkt een voorbeeld met de echte gegevens van de ouder, en verstuurt met één klik.

Stappen

Open de aanvraag en ga naar de Communicatie-tab.
Klik op Bericht sturen.
Kies het kanaal: E-mail of SMS.
- SMS is alleen beschikbaar als de ouder toestemming heeft gegeven voor SMS-berichten.
Selecteer een template uit de lijst.
- Templates met een ster (★) zijn aanbevolen voor de huidige status van de aanvraag.
Bekijk het voorbeeld — variabelen zoals de naam van de ouder en de locatienaam zijn al ingevuld.
Klik op Versturen.

Variabelen in templates

Templates kunnen variabelen bevatten zoals {{naam}}, {{locatienaam}} of {{rondleiding_datum}}. Deze worden automatisch ingevuld met de gegevens van de aanvraag op het moment van verzenden. Je hoeft zelf niets in te vullen.

Geen templates beschikbaar?

Als je geen templates ziet, zijn er nog geen templates aangemaakt voor dit kanaal. Ga naar Instellingen → E-mail Templates om ze in te stellen.

Wat er daarna gebeurt

Het verstuurde bericht verschijnt in de Communicatie-tab van de aanvraag, inclusief datum en tijdstip. Het wordt ook vastgelegd in de Tijdlijn.

Veelgestelde vragen

Kan ik de tekst van een template aanpassen voordat ik verstuur? Nee, je verstuurt altijd de template zoals die is ingesteld. Wil je een aangepaste tekst, pas dan de template aan via Instellingen → E-mail Templates, of maak een nieuwe template aan.

Waarom zie ik de SMS-optie niet? SMS is alleen beschikbaar als de ouder bij het invullen van het intakeformulier toestemming heeft gegeven voor SMS-berichten. Bij handmatig aangemaakte aanvragen staat deze toestemming standaard uit.

Kan ik een bericht sturen naar de locatie in plaats van de ouder? Berichtenvanuit het detailpaneel gaan altijd naar de ouder. Notificaties naar locatiemedewerkers worden via workflows geregeld.