Een aanvraag archiveren of verwijderen

Doelgroep: hoofdkantoor

Aanvragen die niet meer actief zijn kun je archiveren of verwijderen. Beide acties halen de aanvraag uit het dagelijkse overzicht, maar hebben een heel ander effect op de data.

Archiveren

Archiveren is de aanbevolen manier om een aanvraag af te sluiten zonder de gegevens te verliezen. De aanvraag verdwijnt uit de standaardlijst, maar blijft bewaard en is nog terug te vinden.

Wanneer archiveren?

De aanvraag is afgehandeld maar je wilt de geschiedenis bewaren
Je wilt de lijst opruimen zonder data te verliezen

Stappen:

Open de aanvraag en ga naar de Details-tab.
Klik op Archiveren (naast de Bewerken-knop).
Bevestig de actie.

Om gearchiveerde aanvragen terug te zien, zet je de Toon archief-schakelaar in de filterbar aan.

Verwijderen

Verwijderen is permanent. De aanvraag en alle bijbehorende gegevens — communicatie, tijdlijn, activiteit — worden definitief verwijderd en kunnen niet worden teruggezet.

Wanneer verwijderen?

De aanvraag is een testinvoer of per ongeluk aangemaakt
Je bent er zeker van dat de gegevens niet meer nodig zijn

Stappen:

Open de aanvraag en ga naar de Details-tab.
Klik op Verwijderen (het prullenbak-icoon naast de Bewerken-knop).
Bevestig de actie.

Verschil op een rij

	Archiveren	Verwijderen
Gegevens bewaard?	Ja	Nee
Terug te vinden?	Ja, via filter	Nee
Invloed op statistieken?	Nee	Ja
Aanbevolen voor?	Afgehandelde aanvragen	Testdata / fouten

Veelgestelde vragen

Kan ik een gearchiveerde aanvraag terugzetten naar actief? Ja. Zet de Toon archief-schakelaar aan om gearchiveerde aanvragen te zien. Open de aanvraag en pas de status aan via Status bijwerken. De aanvraag verdwijnt daarna weer uit het archief en is terug in de normale lijst.

Wie kan aanvragen verwijderen? Alleen gebruikers met de rol hoofdkantoor kunnen aanvragen verwijderen of archiveren.

Heeft verwijderen invloed op mijn dashboardcijfers? Ja. Verwijderde aanvragen tellen niet meer mee in statistieken. Archiveren heeft geen invloed op historische cijfers.