Wat zijn workflows en waarvoor gebruik je ze?

Doelgroep: hoofdkantoor

Workflows zijn automatische regels die acties uitvoeren op het juiste moment — zonder dat je er zelf aan hoeft te denken. Je stelt eenmalig in wanneer iets moet gebeuren en voor wie, en het systeem doet de rest.

Wat kan een workflow doen?

Een workflow kan:

Een e-mail sturen naar de ouder, naar de locatie, of naar een medewerker
Een SMS sturen naar de ouder (mits toestemming gegeven)
De status van een aanvraag bijwerken naar een andere stap in de pipeline
Een aanvraag markeren als gewonnen of verloren

Wanneer wordt een workflow uitgevoerd?

Je bepaalt zelf de trigger — het moment waarop de workflow in werking treedt. Voorbeelden:

Zodra een nieuwe aanvraag binnenkomt → stuur een bevestiging naar de ouder
2 dagen vóór de rondleiding → stuur een herinnering
Als een aanvraag 5 dagen geen activiteit heeft gehad → stuur een opvolgingsmail
Als een aanvraag de status "Rondleiding gehouden" krijgt → stuur een tevredenheidsenquête

Wat heb je nodig om te beginnen?

Voordat je workflows instelt, zijn twee dingen nodig:

E-mail templates — de berichten die de workflow verstuurt. Stel deze in via Instellingen → E-mail Templates.
Een pipeline — de statussen die de workflow kan gebruiken als trigger of voorwaarde. Stel deze in via Instellingen → Pipeline.

Veelgestelde vragen

Kunnen workflows elkaar verstoren? Ja, als meerdere workflows tegelijk triggeren voor dezelfde aanvraag, worden ze allemaal uitgevoerd. Houd hier rekening mee bij het instellen van meerdere regels.

Worden workflows ook uitgevoerd voor aanvragen die handmatig zijn aangemaakt? Ja. Workflows maken geen onderscheid tussen aanvragen via het intakeformulier of handmatig aangemaakt door een medewerker.

Kan ik een workflow tijdelijk uitzetten? Ja, elke workflow heeft een aan/uit-schakelaar. Je kunt ook alle workflows tegelijk pauzeren via de knop Pauzeer automations bovenaan de pagina.