Een nieuwe workflow aanmaken

Doelgroep: hoofdkantoor

Stappen

Ga naar Instellingen → Workflows.
Klik rechtsboven op Nieuwe Regel.
Kies een startpunt — je kunt kiezen uit voorgebouwde sjablonen voor veelgebruikte situaties, of beginnen met een lege regel.
Het bewerkingsscherm opent met twee kolommen:
- Links: Trigger — wanneer en voor wie de workflow activeert
- Rechts: Acties — wat de workflow doet
Vul de triggerinstellingen in (zie artikel 2.4 — Triggers begrijpen).
Stel de voorwaarden in om de workflow te beperken tot bepaalde locaties of services (zie artikel 2.5 — Voorwaarden instellen).
Voeg één of meerdere acties toe rechts (zie artikel 2.6 — Acties instellen).
Klik op Opslaan.

Pijplijn kiezen (aanvragen of contracten)

Als je organisatie de contracten-module gebruikt, vraagt het systeem eerst welke pijplijn de workflow bij hoort:

Aanvragen — voor workflows die reageren op rondleiding-aanvragen: nieuwe aanvraag, fase-wijziging, geen activiteit, enzovoort.
Contracten — voor workflows die reageren op contractdatums: startdatum, einddatum, geboortedatum van het kind, contractdatum.

De beschikbare triggers, sjablonen en variabelen verschillen per pijplijn. Een contractworkflow kan niet worden toegepast op aanvragen en vice versa.

Startpunten (sjablonen)

Bij het aanmaken kun je kiezen uit voorgebouwde sjablonen. Deze vullen de meest gebruikte instellingen alvast in — naam, trigger, en suggesties voor acties. Je kunt alles achteraf nog aanpassen.

Voorbeelden van beschikbare sjablonen voor aanvragen:

Bevestiging bij nieuwe aanvraag
Herinnering vóór de rondleiding
Opvolging na de rondleiding
Melding bij geen activiteit

Voorbeelden van beschikbare sjablonen voor contracten:

E-mail 12 maanden na startdatum
E-mail 6 maanden vóór 4e verjaardag

Wil je volledige controle? Kies dan Lege regel aanmaken.

Veelgestelde vragen

Wordt de workflow direct actief na het opslaan? Ja, nieuwe workflows staan standaard op actief. Schakel de workflow uit via de aan/uit-schakelaar in de lijst als je hem nog niet wilt activeren.

Kan ik een workflow later nog aanpassen? Ja, klik op Bewerken bij de betreffende workflow in de lijst.

Hoeveel workflows kan ik aanmaken? Er is geen limiet aan het aantal workflows.