Triggers begrijpen — wanneer start een workflow?
Triggers begrijpen — wanneer start een workflow?
Doelgroep: hoofdkantoor
De trigger bepaalt wanneer een workflow in werking treedt. Je kiest één trigger per workflow. Welke triggers beschikbaar zijn, hangt af van de pijplijn waarvoor je de regel maakt.
Triggers voor aanvragen
Gebeurtenissen — direct op het moment dat iets gebeurt:
| Trigger | Wanneer activeert hij? |
|---|---|
| Bij nieuwe aanvraag | Op het moment dat een aanvraag wordt aangemaakt — via het intakeformulier of handmatig |
| Bij fase wijziging | Wanneer een aanvraag naar een bepaalde (of elke) fase wordt verplaatst |
| Rondleiding ingepland | Wanneer een medewerker voor het eerst een rondleidingdatum instelt |
| Rondleiding ingepland (zelfplanning) | Wanneer de ouder zelf een tijdslot kiest via de zelfplanningslink |
| Rondleiding verzet | Wanneer een rondleiding wordt verzet naar een nieuwe datum of tijd |
| Voorkeuren ingevuld | Wanneer een ouder het optionele voorkeurenformulier invult |
| Tag toegevoegd | Wanneer een tag aan een aanvraag wordt toegevoegd |
| Tag verwijderd | Wanneer een tag van een aanvraag wordt verwijderd |
| Bij contactpoging | Wanneer een medewerker een contactpoging registreert |
| Aanvraag gewonnen | Op het moment dat een aanvraag als gewonnen wordt gemarkeerd |
| Aanvraag verloren | Op het moment dat een aanvraag als verloren wordt gemarkeerd |
Op tijd / datum:
| Trigger | Wanneer activeert hij? |
|---|---|
| Vóór de rondleiding | X uur of dagen vóór de geplande rondleidingdatum |
| Na de rondleiding | X dagen ná de geplande rondleidingdatum |
| Op datum | X dagen of uren vóór of na een datumveld op de aanvraag (bijv. gewenste startdatum of eerste contact) |
Inactiviteit / signaal:
| Trigger | Wanneer activeert hij? |
|---|---|
| Geen activiteit (inactief) | Wanneer een aanvraag gedurende X dagen geen activiteit heeft gehad |
| Aanvraag vastgelopen in fase | Wanneer een aanvraag X dagen in dezelfde fase blijft staan zonder activiteit |
| Geen rondleiding gepland | Wanneer een aanvraag X dagen open staat zonder ingeplande rondleiding |
| Rondleiding no-show | Wanneer er na de rondleiding X uur geen activiteit is geregistreerd (mogelijke no-show) |
Overzicht:
| Trigger | Wanneer activeert hij? |
|---|---|
| Dagelijks overzicht | Elke ochtend — stuurt een overzicht per locatie met bijpassende aanvragen |
| Wekelijks overzicht | Eén keer per week — zelfde indeling als dagelijks overzicht |
Triggers voor contracten
| Trigger | Wanneer activeert hij? |
|---|---|
| Bij nieuw contract | Op het moment dat een nieuw contract wordt aangemaakt |
| Bij fase wijziging | Wanneer een contract naar een bepaalde fase wordt verplaatst |
| Geen activiteit (inactief) | Wanneer een contract gedurende X dagen niet is bijgewerkt |
| Op datum | X dagen of maanden vóór of na een datumveld op het contract (bijv. startdatum, einddatum of geboortedatum kind) |
Triggers voor beschikbaarheid
| Trigger | Wanneer activeert hij? |
|---|---|
| Bij nieuwe beschikbaarheidsaanvraag | Op het moment dat een nieuwe beschikbaarheidsaanvraag binnenkomt |
| Gemarkeerd als geen plek | Wanneer een beschikbaarheidsaanvraag wordt gemarkeerd als "geen plek" |
Triggers voor klachten
| Trigger | Wanneer activeert hij? |
|---|---|
| Bij nieuwe klacht | Op het moment dat een nieuwe klacht wordt ingediend via het klachtenformulier |
| Bij status wijziging | Wanneer de status van een klacht wordt gewijzigd |
| Op datum (afhandeltermijn) | X dagen vóór of na de afhandeldeadline of de ontvangstdatum van een klacht |
| Geen activiteit (inactief) | Wanneer een klacht gedurende X dagen niet is bijgewerkt |
Timing per trigger
Bij tijdgestuurde triggers stel je in na hoeveel tijd de actie wordt uitgevoerd (in minuten, uren of dagen):
- Vóór/na de rondleiding — stel in hoeveel uur of dagen voor of na de rondleiding.
- Geen activiteit — stel in na hoeveel dagen zonder activiteit de workflow activeert.
- Aanvraag vastgelopen in fase — stel in na hoeveel dagen in dezelfde fase.
- Geen rondleiding gepland — stel in na hoeveel dagen de aanvraag open staat zonder rondleiding.
- Rondleiding no-show — stel in na hoeveel uur zonder activiteit na de rondleiding.
Gebeurtenis-triggers (Bij nieuwe aanvraag, Bij fase wijziging, Rondleiding ingepland, enz.) staan standaard op 0 (direct). Je kunt hierbij optioneel een wachttijd instellen — de actie wordt dan even uitgesteld en vóór het uitvoeren worden de voorwaarden opnieuw gecontroleerd. Zie 2.7 — Timing instellen.
Het dagelijks en wekelijks overzicht hebben geen timing — die lopen altijd op een vast moment overdag. Bij het wekelijks overzicht stel je in plaats van timing een dag van de week in.
Aanvullende opties per trigger
Bij fase wijziging Je kunt instellen of de trigger reageert op élke fase-wijziging, of alleen op een overgang naar een specifieke fase.
Aanvraag vastgelopen in fase Je kiest verplicht de fase waarin de aanvraag vastloopt.
Rondleiding ingepland / Rondleiding ingepland (zelfplanning) Beide triggers vuren als een rondleidingdatum voor het eerst wordt ingevuld (van leeg naar een datum). Het verschil: "Rondleiding ingepland" is voor datums die een medewerker handmatig instelt; "Rondleiding ingepland (zelfplanning)" is voor datums die de ouder zelf kiest via de zelfplanningslink.
Dagelijks overzicht Je filtert welke aanvragen meegenomen worden: alle aanvragen, alleen zonder geplande rondleiding, alleen met binnenkort geplande rondleiding, of alleen met rondleiding die al geweest is.
Wekelijks overzicht Zelfde filteropties als dagelijks overzicht. Stel bovendien in op welke dag van de week het overzicht verstuurd wordt (maandag t/m zondag). Standaard is maandag.
Bij contactpoging Je kunt instellen na hoeveel mislukte contactpogingen de workflow activeert. Laat leeg om bij elke poging te triggeren.
Op datum — instellen
Bij de trigger Op datum kies je twee dingen:
1. Referentieveld — welk datumveld als vertrekpunt dient. De beschikbare velden hangen af van de pijplijn:
| Pijplijn | Beschikbare velden |
|---|---|
| Aanvragen | Rondleiding datum, gewenste startdatum, eerste contact, aanvraagdatum, contractdatum ondertekening, voorkeuren ingevuld op |
| Contracten | Startdatum contract, einddatum contract, contractdatum, wenmoment, geboortedatum kind |
| Klachten | Afhandeldeadline, ontvangen op |
2. Tijdsverschil — hoeveel dagen of maanden vóór of ná het referentieveld de actie wordt uitgevoerd. Gebruik een positief getal voor na de datum, een negatief getal voor vóór de datum.
Voorbeelden:
| Instelling | Verzenddatum |
|---|---|
| Startdatum + 12 maanden | 1 jaar na de startdatum |
| Einddatum − 1 maand | 1 maand vóór het einde van het contract |
| Afhandeldeadline − 3 dagen | 3 dagen vóór de deadline van een klacht |
Kies je bij contracten het veld geboortedatum kind met een aantal maanden, dan toont het systeem als hulp bijv. "≈ 4e verjaardag" — de verzending wordt berekend als een aantal maanden na de geboortedatum.
Let op: als het referentieveld niet is ingevuld op de aanvraag of het contract, wordt de workflow overgeslagen voor dat record.
Veelgestelde vragen
Wat telt als "activiteit" bij de trigger "Geen activiteit"? Elke handmatige actie door een medewerker: een statuswijziging, een veldaanpassing, een verstuurd bericht, of een geregistreerde contactpoging. Automatisch verstuurde berichten via workflows tellen niet mee.
Wat als de rondleiding geen datum heeft? Wordt de herinnering dan toch verstuurd? Nee. De triggers "Vóór de rondleiding" en "Na de rondleiding" vereisen dat er een rondleidingdatum is ingevuld. Zonder datum wordt de workflow overgeslagen.
Waarom zie ik de triggers voor beschikbaarheid of klachten niet? Die pijplijnen verschijnen alleen als je organisatie de bijbehorende modules gebruikt.