Triggers begrijpen — wanneer start een workflow?
Triggers begrijpen — wanneer start een workflow?
Doelgroep: hoofdkantoor
De trigger bepaalt wanneer een workflow in werking treedt. Je kiest één trigger per workflow.
Triggers voor aanvragen
| Trigger | Wanneer activeert hij? |
|---|---|
| Bij nieuwe aanvraag | Op het moment dat een aanvraag wordt aangemaakt — via het intakeformulier of handmatig |
| Bij fase wijziging | Wanneer een aanvraag naar een bepaalde (of elke) fase wordt verplaatst |
| Vóór de rondleiding | X uur of dagen vóór de geplande rondleiding datum |
| Na de rondleiding | X uur of dagen ná de geplande rondleiding datum |
| Geen activiteit | Wanneer een aanvraag gedurende X dagen geen nieuwe activiteit heeft gehad |
| Dagelijks overzicht | Elke dag op een vast moment — stuurt een overzicht van aanvragen die aan een filter voldoen |
| Bij contactpoging | Wanneer een medewerker een contactpoging registreert (optioneel: na X mislukte pogingen) |
| Aanvraag gewonnen | Op het moment dat een aanvraag als gewonnen wordt gemarkeerd |
| Aanvraag verloren | Op het moment dat een aanvraag als verloren wordt gemarkeerd |
Triggers voor contracten
| Trigger | Wanneer activeert hij? |
|---|---|
| Op datum van contract of verjaardag | Op een berekende datum op basis van een contractveld + een aantal maanden |
Deze trigger is alleen beschikbaar voor de contracten-pijplijn en verstuurt uitsluitend e-mails (geen SMS).
Timing per trigger
Bij de meeste triggers stel je in na hoeveel tijd de actie wordt uitgevoerd:
- Bij nieuwe aanvraag — stel in hoeveel uur of dagen na aanmaken de actie plaatsvindt. Vul 0 in voor direct.
- Vóór/na de rondleiding — stel in hoeveel uur of dagen voor of na de rondleiding.
- Geen activiteit — stel in na hoeveel dagen zonder activiteit de workflow activeert.
- Bij fase wijziging / Gewonnen / Verloren — je stelt eveneens een vertraging in (0 = direct).
Het dagelijks overzicht heeft geen timing — dat loopt altijd op een vast moment overdag.
Aanvullende opties per trigger
Bij fase wijziging Je kunt instellen of de trigger reageert op élke fase-wijziging, of alleen op een overgang naar een specifieke fase.
Geen activiteit Je kunt instellen in welke fases de aanvraag moet staan om in aanmerking te komen, en of er al dan niet een rondleiding gepland moet zijn.
Dagelijks overzicht Je filtert welke aanvragen meegenomen worden: alle aanvragen, alleen zonder geplande rondleiding, alleen met binnenkort geplande rondleiding, of alleen met rondleiding die al geweest is.
Bij contactpoging Je kunt instellen na hoeveel mislukte contactpogingen de workflow activeert. Laat leeg om bij elke poging te triggeren.
Op datum van contract of verjaardag — instellen
Bij deze trigger kies je twee dingen:
1. Referentieveld — welk datumveld van het contract als vertrekpunt dient:
| Veld | Wanneer gebruiken |
|---|---|
| Startdatum | Campagne X maanden na het begin van de opvang |
| Einddatum | Herinnering X maanden vóór afloop van het contract |
| Contractdatum | Campagne gebaseerd op de tekendatum |
| Geboortedatum kind | Campagne rondom een verjaardag van het kind |
2. Tijdsverschil — hoeveel maanden vóór of ná het referentieveld de e-mail wordt verstuurd. Gebruik een positief getal voor na de datum, een negatief getal voor vóór de datum.
Verjaardagen — bij geboortedatum kun je bovendien een mijlpaal opgeven: de e-mail die je rondom de 4e verjaardag wilt versturen, stel je in als "4e verjaardag − 6 maanden". Het systeem berekent de exacte verzenddatum automatisch.
Voorbeelden:
| Instelling | Verzenddatum |
|---|---|
| Startdatum + 12 maanden | 1 jaar na de startdatum |
| Einddatum − 1 maand | 1 maand vóór het einde van het contract |
| 4e verjaardag − 6 maanden | 6 maanden vóór de 4e verjaardag van het kind |
| Geboortedatum + 48 maanden | Op de exacte 4e verjaardag |
Let op: als het referentieveld niet is ingevuld op het contract, wordt de workflow overgeslagen voor dat contract. In het tabblad "Geplande campagnes" van het contract zie je de status Datum ontbreekt voor dat geval (zie artikel 2.13 — Geplande campagnes).
Veelgestelde vragen
Wat telt als "activiteit" bij de trigger "Geen activiteit"? Elke handmatige actie door een medewerker: een statuswijziging, een veldaanpassing, een verstuurd bericht, of een geregistreerde contactpoging. Automatisch verstuurde berichten via workflows tellen niet mee.
Wat als de rondleiding geen datum heeft? Wordt de herinnering dan toch verstuurd? Nee. De triggers "Vóór de rondleiding" en "Na de rondleiding" vereisen dat er een rondleiding datum is ingevuld. Zonder datum wordt de workflow overgeslagen.