Voorwaarden instellen — voor welke aanvragen geldt de workflow?

Doelgroep: head_office

Met voorwaarden beperk je een workflow tot een specifieke groep aanvragen. Zonder voorwaarden geldt de workflow voor alle aanvragen in je organisatie.

Beschikbare voorwaarden

Alleen voor bepaalde locaties Selecteer één of meerdere locaties. De workflow wordt dan alleen uitgevoerd voor aanvragen die aan die locatie(s) gekoppeld zijn. Laat leeg om alle locaties mee te nemen.

Alleen voor bepaalde services Filter op type opvang, bijvoorbeeld alleen KDV of alleen BSO. Laat leeg voor alle services.

Alleen voor bepaalde fases Beschikbaar bij de triggers "Geen activiteit", "Na de rondleiding" en "Dagelijks overzicht". Selecteer de fases waarin de aanvraag moet staan om in aanmerking te komen. Laat leeg voor alle fases.

Rondleiding filter Beschikbaar bij "Bij nieuwe aanvraag" en "Geen activiteit". Kies of de workflow alleen geldt voor aanvragen zonder geplande rondleiding, alleen met geplande rondleiding, of allebei.

Beschikbaarheid filter Filter op of de locatie van de aanvraag tijdsloten heeft ingesteld voor slim inplannen. Handig als je per locatiegroep een andere e-mail wilt sturen — bijv. locaties met slim inplannen krijgen een link mee, locaties zonder worden gevraagd telefonisch contact op te nemen.

Voorbeeld: verschillende berichten per locatiegroep

Stel je hebt 10 locaties waarvan 6 slim inplannen gebruiken en 4 niet. Je kunt twee workflows aanmaken met dezelfde trigger maar verschillende voorwaarden:

Workflow A — beschikbaarheid filter: "Alleen locaties met beschikbaarheid" → e-mail met planningslink
Workflow B — beschikbaarheid filter: "Alleen locaties zonder beschikbaarheid" → e-mail met telefoonnummer

Veelgestelde vragen

Wat als een aanvraag aan geen enkele voorwaarde voldoet? De workflow wordt overgeslagen voor die aanvraag. Er wordt geen fout geregistreerd.

Kan ik voorwaarden combineren? Ja. Alle ingestelde voorwaarden gelden tegelijk — een aanvraag moet aan alle voorwaarden voldoen om in aanmerking te komen.