Acties instellen — wat doet de workflow?

Doelgroep: hoofdkantoor

Acties bepalen wat er gebeurt als een workflow activeert. Je kunt meerdere acties aan één workflow koppelen — ze worden allemaal uitgevoerd.

Soorten acties

E-mail versturen Verstuurt een e-mail op basis van een template. Je kiest de ontvanger en de template.

SMS versturen Verstuurt een SMS op basis van een SMS-template. Kan alleen naar de klant worden verstuurd — alleen de klant heeft een telefoonnummer.

Webhook Stuurt een bericht naar een externe URL (bijv. een koppeling met een ander systeem). Je vult een URL in en een geheim, en kunt met de knop Testen controleren of de webhook werkt.

Aanvraag bijwerken (alleen aanvragen) Verplaatst de aanvraag automatisch naar een andere fase in de pipeline.

Markeer als gewonnen/verloren (alleen aanvragen) Markeert de aanvraag als gewonnen of verloren. Handig om automatisch af te ronden na een bepaalde trigger.

Tag toevoegen / Tag verwijderen (alleen aanvragen) Voegt een tag toe aan de aanvraag of verwijdert een tag.

Contract bijwerken (alleen contracten) Verplaatst het contract automatisch naar een andere fase.

Klacht bijwerken (alleen klachten) Wijzigt de status, de uitkomst of de afhandeling van een klacht.

Meerdere acties per workflow

Je kunt meerdere acties aan één workflow toevoegen. Ze worden uitgevoerd in de volgorde waarin je ze hebt aangemaakt. Voorbeeld:

E-mail naar ouder (bevestiging rondleiding)
E-mail naar locatie (notificatie voor medewerker)
Aanvraag bijwerken naar "Bevestigd"

Ontvanger instellen

Bij e-mail kies je wie de ontvanger is:

Optie	Ontvangt
Klant	Het e-mailadres van de ouder uit de aanvraag
Locatie	Het notificatie-e-mailadres van de locatie gekoppeld aan de aanvraag
Hoofdkantoor	Het e-mailadres van het hoofdkantoor
Regiomanager	De regiomanager van de regio van de aanvraag (alleen als je organisatie regio's gebruikt)
Clustermanager	De clustermanager van het cluster van de aanvraag (alleen als je organisatie clusters gebruikt)

Bij de ontvanger Locatie kies je bovendien wie van de locatie de e-mail krijgt:

Primair notificatie e-mailadres — het vaste notificatieadres van de locatie.
Tweede notificatie e-mailadres — het tweede adres. Is dat leeg, dan valt het systeem terug op het primaire adres.
Medewerkers — iedereen beschikbaar — iedere medewerker die aan de locatie is gekoppeld en niet afwezig is, krijgt een eigen e-mail. Medewerkers koppel je in het detailpaneel van de locatie. Is er niemand beschikbaar, dan gaat de e-mail naar het primaire notificatieadres. Deze optie is er alleen voor e-mail, en niet voor een dagelijks of wekelijks overzicht.

Heeft een locatie geen regiomanager of clustermanager, dan gaat het bericht naar het hoofdkantoor. Je ziet dit van tevoren als waarschuwing in het bewerkingsscherm.

Veelgestelde vragen

Wat als de gekozen template niet bestaat of verwijderd is? De actie mislukt en dit wordt geregistreerd in het activiteitenlog van de workflow. De overige acties worden wel uitgevoerd.

Kan ik een actie toevoegen die een medewerker een taak geeft? Dat is momenteel niet mogelijk. Je kunt wel een e-mail sturen naar de locatie als notificatie voor een medewerker.

In welke volgorde worden acties uitgevoerd? In de volgorde zoals ze in het bewerkingsscherm staan. Je kunt acties verslepen om de volgorde aan te passen.

Waarom kan ik geen SMS naar de locatie sturen? SMS kan alleen naar de klant, omdat alleen de klant een telefoonnummer heeft. Voor de locatie gebruik je e-mail.