Acties instellen — wat doet de workflow?

Doelgroep: hoofdkantoor

Acties bepalen wat er gebeurt als een workflow activeert. Je kunt meerdere acties aan één workflow koppelen — ze worden allemaal uitgevoerd.

Soorten acties

E-mail versturen Verstuurt een e-mail op basis van een template. Je kiest:

De ontvanger: de ouder, de locatie, of een specifiek e-mailadres
De template die gebruikt wordt

SMS versturen Verstuurt een SMS op basis van een SMS-template. Wordt alleen verstuurd als de ouder toestemming heeft gegeven voor SMS. Je kiest:

De ontvanger (ouder)
De SMS-template

Status bijwerken Verplaatst de aanvraag automatisch naar een andere fase in de pipeline.

Uitkomst instellen Markeert de aanvraag als gewonnen of verloren. Handig om automatisch af te ronden na een bepaalde trigger, zoals een workflow bij "Aanvraag verloren".

Meerdere acties per workflow

Je kunt meerdere acties aan één workflow toevoegen. Ze worden uitgevoerd in de volgorde waarin je ze hebt aangemaakt. Voorbeeld:

E-mail naar ouder (bevestiging rondleiding)
E-mail naar locatie (notificatie voor medewerker)
Status bijwerken naar "Bevestigd"

Ontvanger instellen

Bij e-mail en SMS kies je wie de ontvanger is:

Optie	Ontvangt
Ouder	Het e-mailadres of telefoonnummer van de ouder uit de aanvraag
Locatie	Het notificatie-e-mailadres van de locatie gekoppeld aan de aanvraag
Aangepast e-mailadres	Een vast e-mailadres, bijv. voor een centraal postvak

Veelgestelde vragen

Wat als de gekozen template niet bestaat of verwijderd is? De actie mislukt en dit wordt geregistreerd in het activiteitenlog van de workflow. De overige acties worden wel uitgevoerd.

Kan ik een actie toevoegen die een medewerker een taak geeft? Dat is momenteel niet mogelijk. Je kunt wel een e-mail sturen naar de locatie als notificatie voor een medewerker.

In welke volgorde worden acties uitgevoerd? In de volgorde zoals ze in het bewerkingsscherm staan. Je kunt acties verslepen om de volgorde aan te passen.