Timing instellen — na hoeveel tijd wordt de actie uitgevoerd?
Timing instellen — na hoeveel tijd wordt de actie uitgevoerd?
Doelgroep: hoofdkantoor
Bij de meeste triggers stel je in na hoeveel tijd de workflow zijn acties uitvoert. Dit geeft je controle over het moment van communicatie — niet te snel, niet te laat.
Hoe werkt het?
Je vult een getal in en kiest een eenheid: minuten, uren of dagen.
Voorbeelden:
| Trigger | Instelling | Effect |
|---|---|---|
| Bij nieuwe aanvraag | 0 | Direct bij aanmaken |
| Rondleiding ingepland | 0 | Direct nadat de datum is ingevuld |
| Bij fase wijziging | 0 | Direct bij de statuswijziging |
| Vóór de rondleiding | 2 dagen | 48 uur vóór de rondleiding datum |
| Na de rondleiding | 1 dag | 24 uur na de rondleiding datum |
| Geen activiteit | 5 dagen | Als de aanvraag 5 dagen niets is gedaan |
| Geen rondleiding gepland | 2 dagen | Als de aanvraag 2 dagen open staat zonder rondleiding |
Gebeurtenis-triggers: direct of met wachttijd
Triggers die op een gebeurtenis reageren — Bij nieuwe aanvraag, Bij fase wijziging, Rondleiding ingepland, enz. — staan standaard op 0 (direct).
Je kunt hierbij optioneel een wachttijd instellen. De actie wordt dan even uitgesteld, en vóór het uitvoeren worden de voorwaarden opnieuw gecontroleerd. Handig voor "wacht even en kijk of er iets verandert" — bijvoorbeeld: stuur pas na 15 minuten een herinnering, maar alleen als er dan nog geen rondleiding is gepland.
Uitzondering: bij klachten-workflows is een wachttijd niet mogelijk — die regels voeren hun acties altijd direct uit.
Op datum-triggers
De trigger Op datum werkt anders: in plaats van een simpele wachttijd kies je een referentieveld (bijv. startdatum of afhandeldeadline) en stel je in hoeveel uren, dagen of maanden vóór of ná dat veld de actie wordt uitgevoerd. Zie 2.4 — Triggers begrijpen.
Niet versturen vóór een bepaald tijdstip
Voor tijdgestuurde workflows (geen activiteit, vóór/na rondleiding) kun je instellen dat het bericht niet vóór een bepaald tijdstip wordt verstuurd. Vul bijv. 08:00 in om te voorkomen dat er 's nachts berichten worden verstuurd.
Als de geplande verzendtijd vóór 08:00 valt, schuift het systeem de verzending op naar 08:00 die dag.
Veelgestelde vragen
Wat als de rondleiding wordt verzet nadat de workflow al gepland stond? De timing wordt opnieuw berekend op basis van de nieuwe rondleiding datum. Een al ingeplande herinnering wordt bijgewerkt.
Kan ik instellen dat een bericht op een exact tijdstip wordt verstuurd? Nee, de timing is altijd relatief aan de trigger (bijv. X uren na aanmaken). Een exact kloktijdstip is niet mogelijk, maar je kunt de verzending wel begrenzen met "Niet versturen vóór".
Wordt de timing beïnvloed door weekenden of feestdagen? Nee. Het systeem telt kalenderuren en -dagen, niet werkdagen.