Variabelen gebruiken in workflow-berichten

Doelgroep: hoofdkantoor

Variabelen zijn plaatshouders in je e-mail- en SMS-templates die automatisch worden ingevuld met de gegevens van de aanvraag of het contract op het moment van verzenden. Zo hoef je geen aparte template te maken voor elke ouder of locatie.

De beschikbare variabelen verschillen per pijplijn: aanvragen-workflows gebruiken aanvraagvariabelen, contractworkflows gebruiken contractvariabelen.

Hoe gebruik je variabelen?

Variabelen schrijf je in dubbele accolades in de tekst van je template: {{variabelenaam}}.

Voorbeeld in een e-mailtekst:

Beste {{voornaam}},

Bedankt voor je aanvraag bij {{locatienaam}}. We bevestigen hierbij je rondleiding op {{rondleiding_datum}} om {{rondleiding_tijd}}.

Variabelen voor aanvragen-workflows

Gegevens van de ouder

Variabele	Inhoud
`{{voornaam}}`	Voornaam van de ouder
`{{achternaam}}`	Achternaam van de ouder
`{{naam}}`	Volledige naam (voornaam + achternaam)
`{{email}}`	E-mailadres van de ouder
`{{telefoon}}`	Telefoonnummer van de ouder

Gegevens van de rondleiding

Variabele	Inhoud
`{{rondleiding_datum}}`	Datum van de rondleiding
`{{rondleiding_tijd}}`	Tijdstip van de rondleiding
`{{locatienaam}}`	Naam van de locatie
`{{locatie_adres}}`	Adres van de locatie
`{{locatie_email}}`	E-mailadres van de locatie
`{{schedule_link}}`	Persoonlijke link om een rondleiding in te plannen (alleen bij slim inplannen)

Gegevens van de organisatie

Variabele	Inhoud
`{{org_naam}}`	Naam van de organisatie

Variabelen voor contractworkflows

Contractworkflows (trigger: "Op datum van contract of verjaardag") gebruiken een aparte set variabelen. Deze zijn alleen beschikbaar in templates die je koppelt aan een contractworkflow.

Gegevens van de ouder

Variabele	Inhoud
`{{parent_firstname}}`	Voornaam van de ouder
`{{parent_lastname}}`	Achternaam van de ouder
`{{parent_email}}`	E-mailadres van de ouder
`{{parent_phone}}`	Telefoonnummer van de ouder

Gegevens van het contract

Variabele	Inhoud
`{{contract_number}}`	Contractnummer
`{{contract_date}}`	Datum van ondertekening
`{{start_date}}`	Startdatum van de opvang
`{{end_date}}`	Einddatum van het contract
`{{child_birthdate}}`	Geboortedatum van het kind

Gegevens van de locatie

Variabele	Inhoud
`{{location_name}}`	Naam van de locatie
`{{location_address}}`	Adres van de locatie
`{{location_email}}`	E-mailadres van de locatie
`{{location_phone}}`	Telefoonnummer van de locatie

Organisatievariabelen zoals {{org_naam}} zijn ook beschikbaar in contractworkflow-templates.

Variabelen die mogelijk leeg zijn

Sommige variabelen zijn niet bij elke aanvraag beschikbaar. Als een rondleiding nog niet is ingepland, is {{rondleiding_datum}} leeg. Als slim inplannen niet is ingesteld, werkt {{schedule_link}} niet.

Het systeem toont een waarschuwing als je een template kiest waarbij variabelen mogelijk leeg zijn voor de huidige trigger. Controleer de templatekeuze als je deze melding ziet.

Veelgestelde vragen

Wat als een variabele leeg is — wat ziet de ouder dan? De variabele wordt vervangen door een lege string. De zin wordt er onhandig door. Controleer je templates altijd via de voorvertoning in het berichtvenster voordat je een workflow activeert.

Kan ik variabelen gebruiken in het onderwerp van een e-mail? Ja, ook in het onderwerp werken variabelen. Bijvoorbeeld: Bevestiging rondleiding bij {{locatienaam}}.