Problemen oplossen — mijn workflow wordt niet uitgevoerd

Doelgroep: hoofdkantoor

Als een workflow niet (of niet correct) wordt uitgevoerd, doorloop dan de onderstaande checklist.

Checklist

1. Is de workflow actief? Controleer of de groene stip naast de workflow brandt. Is hij grijs, dan is de workflow inactief. Zet de aan/uit-schakelaar aan.

2. Zijn alle workflows gepauzeerd? Controleer of er een oranje banner bovenaan de pagina staat met de melding "Automations zijn gepauzeerd". Klik op Hervat automations om ze te hervatten.

3. Klopt de trigger? Controleer of de trigger overeenkomt met wat er in de aanvraag is gebeurd. Triggert de workflow op "Bij fase wijziging naar fase X"? Dan moet de aanvraag ook daadwerkelijk naar die fase zijn verplaatst.

4. Voldoet de aanvraag aan de voorwaarden? Controleer of de aanvraag aan alle ingestelde voorwaarden voldoet: de juiste locatie, het juiste type opvang, de juiste fase. Als één voorwaarde niet klopt, wordt de workflow overgeslagen.

5. Is het maximale aantal uitvoeringen bereikt? Controleer of je een limiet hebt ingesteld bij "Max. keer per aanvraag". Als die limiet al bereikt is voor deze aanvraag, wordt de workflow niet meer uitgevoerd.

6. Heeft de aanvraag een rondleiding datum? De triggers "Vóór de rondleiding" en "Na de rondleiding" vereisen een ingevulde rondleiding datum. Zonder datum worden deze workflows overgeslagen.

7. Is er een fout in het activiteitenlog? Klik op het activiteitenlog-icoon naast de workflow. Staat er een oranje waarschuwing met een foutmelding? Dan is de actie geprobeerd maar mislukt — bijv. omdat de gekozen e-mailtemplate niet meer bestaat.

Gebruik de testfunctie

De snelste manier om te controleren of een workflow correct is ingesteld:

Klik op het play-icoon naast de workflow.
Zoek een aanvraag op naam.
Klik op Voorvertoning om te zien of de workflow zou worden uitgevoerd en welk bericht er wordt verstuurd.
Klik op Uitvoeren om de workflow daadwerkelijk te testen op die aanvraag.

Als de voorvertoning aangeeft dat de regel zou worden overgeslagen, zie je ook de reden — bijv. "Deduplicatie — limiet al bereikt" of een niet-voldane voorwaarde.

Veelgestelde vragen

De workflow is uitgevoerd maar de ouder heeft de e-mail niet ontvangen. Controleer via de aanvraag → Communicatie-tab of de e-mail als verzonden staat geregistreerd. Staat hij er wel maar is hij niet aangekomen? Dan is het mogelijk in de spamfolder terechtgekomen. Controleer ook of het e-mailadres van de ouder correct is ingevuld.

De workflow triggert meerdere keren terwijl ik dat niet wil. Stel een limiet in bij "Max. keer per aanvraag". Zie artikel 2.8 — Maximaal aantal uitvoeringen per aanvraag.