Overzicht van e-mailtemplates

Overzicht van e-mailtemplates

Doelgroep: hoofdkantoor

E-mailtemplates zijn de berichten die je verstuurt naar ouders, locaties of het hoofdkantoor — via workflows of handmatig vanuit een aanvraag. Je beheert ze via Automatisering → E-mail Templates.

Wat zie je in de lijst?

Elke template toont:

• Naam en optionele beschrijving
• Kanaal — Email, SMS of WhatsApp
• Ontvanger — Ouders, Locatie of Hoofdkantoor
• Fase — de pipeline-stap waarvoor de template het meest relevant is (optioneel)
• Standaard — een badge op de template die als standaard is ingesteld

Drie weergaven

Rechtsboven kies je hoe je de templates wilt bekijken:

• Lijstweergave — een uitklapbare lijst. Klik op een template om de details (omschrijving, onderwerp, fase, shortcode en datum) te zien.
• Kaartweergave — kaarten in een raster, handig bij veel templates.
• Fase-weergave — templates gegroepeerd per pipeline-fase.

In de lijst- en kaartweergave staat links een fasemenu: de pipeline-fases met het aantal templates per fase. Klik op een fase om alleen die templates te zien, of op Alle templates.

Filteren

Boven de lijst staan filters:

Daarnaast kun je sorteren op naam, categorie of datum van laatste wijziging.

Pipeline-tabs

Heeft je organisatie meerdere producten (Contracten, Beschikbaarheid of Klachten), dan zie je boven de lijst tabs om te filteren per pipeline: Alle, Aanvragen, Contracten, Beschikbaarheid en Klachten.

Wat is een fase-koppeling?

Je kunt een template koppelen aan een specifieke fase in de pipeline. Dit heeft geen functioneel effect — de template werkt gewoon voor alle aanvragen — maar het zorgt ervoor dat de template als aanbevolen (met een ster ★) bovenaan de lijst staat wanneer een medewerker een bericht verstuurt vanuit een aanvraag in die fase.

Veelgestelde vragen

Hoeveel templates kan ik aanmaken? Op het Starter-abonnement maximaal 5. Je ziet bovenaan hoeveel je er hebt gebruikt. Upgrade naar Professional voor onbeperkte templates.

Kan ik een template verwijderen? Ja, klik op Verwijderen naast de template (of op het prullenbak-icoon in de kaartweergave). Je krijgt een bevestiging voordat de template definitief wordt verwijderd. Let op: als de template in gebruik is door een actieve workflow, mislukt die workflow bij de volgende uitvoering.

Wat is het verschil tussen een e-mailtemplate en de e-maillayout? De template bevat de inhoud van het bericht — de tekst die de ouder ziet. De layout is de visuele schil eromheen: logo, kleur, header en footer. Zie artikel 3.5 — Het e-maillayout bewerken.