Locatiegegevens bewerken

Doelgroep: hoofdkantoor

Stappen

Ga naar Locaties.
Klik op het potlood-icoon rechts van de locatie, of klik op de rij om het detailpaneel te openen en klik daar op Bewerken.
Pas de gewenste velden aan.
Klik op Wijzigingen opslaan.

Welke velden kun je aanpassen?

Alle velden die je bij het aanmaken hebt ingevuld, zijn ook achteraf te bewerken: naam, adres, provincie, publiek e-mailadres, Google review link, notificatie e-mailadressen, telefoon, website, diensten, LRK-nummers, regio- en clusterkoppeling, locatiemanager, e-maillayout en de actief/inactief-status.

De e-mailadressen

Een locatie heeft drie e-mailadressen met verschillende doelen:

Publiek e-mailadres — verschijnt in e-mails aan ouders als {{location_email}}. Dit is het adres dat je richting ouders communiceert.
Notificatie e-mailadres — ontvangt een notificatie bij elke nieuwe aanvraag via het intakeformulier. Dit hoeft niet hetzelfde adres te zijn als het publieke adres.
Tweede notificatie e-mailadres — optioneel extra adres, bijvoorbeeld voor het hoofdkantoor of de backoffice.

Houd de adressen actueel, zeker als er personeelswijzigingen zijn.

Medewerkers als ontvanger koppelen

Naast de vaste notificatieadressen kun je medewerkers aan een locatie koppelen. Een workflow met de ontvanger Locatie → Medewerkers — iedereen beschikbaar stuurt dan iedere gekoppelde medewerker een eigen e-mail. Wie afwezig is (doorgegeven op Mijn profiel), wordt overgeslagen.

Ga naar Locaties en klik op de locatie om het detailpaneel te openen.
Kies bij Medewerkers (iedereen beschikbaar) een medewerker uit + Medewerker toevoegen.
Klik op het kruisje naast een naam om iemand te ontkoppelen.

Je kunt alleen medewerkers kiezen die toegang hebben tot deze locatie, zodat iedereen de aanvraag uit de e-mail ook kan openen. Achter een naam zie je afwezig t/m … als die medewerker op dit moment afwezig is.

Koppelen geeft geen extra toegang: wie welke locaties mag inzien, stel je in bij Gebruikers.

Locatiemanager en e-maillayout

Locatiemanager — de medewerker wiens Outlook-agenda de rondleidingen van deze locatie ontvangt. Wijzig dit bij een personeelswissel.
Email layout — de e-maillayout voor berichten van deze locatie. Laat leeg om de standaardlayout van de organisatie te gebruiken.

Veelgestelde vragen

Hebben wijzigingen direct effect? Ja. Zodra je opslaat, worden de nieuwe gegevens gebruikt in alle toekomstige e-mails en aanvraagmeldingen.

Heeft het wijzigen van de naam invloed op bestaande aanvragen? Aanvragen tonen altijd de huidige naam van de locatie. Er is geen historische opslag van de naam op het moment van aanmaken.

Kan ik de naam van een locatie gebruiken als variabele in e-mails? Ja. De variabele {{location_name}} bevat de actuele naam van de locatie. Als je de naam wijzigt, verschijnt de nieuwe naam in alle toekomstige e-mails.