Meerdere locaties importeren via CSV

Doelgroep: hoofdkantoor

Als je een groot aantal locaties tegelijk wilt toevoegen, kun je een CSV-bestand importeren in plaats van elke locatie handmatig aan te maken.

Stappen

Ga naar Locaties.
Klik rechtsboven op Import CSV.
In het importvenster dat verschijnt: klik op Download het template om het CSV-sjabloon te downloaden.
Open het sjabloon in Excel of een andere spreadsheetapplicatie en vul de locatiegegevens in. Het sjabloon opent direct met nette kolommen — je hoeft niets om te zetten.
Sla het bestand op als CSV.
Sleep het bestand naar het uploadgebied of klik op Selecteer CSV bestand en selecteer je bestand.
Controleer de voorvertoning en bevestig de import.

Het CSV-sjabloon

Gebruik altijd het meegeleverde sjabloon. Dit zorgt ervoor dat de kolomnamen kloppen. De volgende kolommen zijn beschikbaar:

title (verplicht) — naam van de locatie
street, housenumber, postalcode, city — adresgegevens
account_email — het publieke e-mailadres
location_google_review — link naar de Google-reviewpagina
notification_email, notification_email_label — primair notificatieadres met optioneel label (bijv. Manager)
notification_email_2, notification_email_2_label — optioneel tweede notificatieadres met label
phone, website — contactgegevens
services — puntkommagescheiden lijst van diensten (bijv. kinderdagverblijf;buitenschoolse opvang)
lrk_kdv, lrk_bso — LRK-nummers
region_code — de code of naam van de regio waaraan de locatie gekoppeld moet worden (alleen als je organisatie regio's gebruikt)
is_active — ja of nee (ook true/false of 1/0 werkt). Leeg betekent actief.

Dubbele locaties

Het systeem controleert bij import op dubbele namen. Als een locatie met dezelfde naam al bestaat en de rij geen id heeft, wordt die rij overgeslagen.

Locaties exporteren en bijwerken

Klik op Export CSV (naast Import CSV) om al je locaties als CSV-bestand te downloaden. Het bestand bevat dezelfde kolommen als het sjabloon, plus twee extra kolommen aan het begin:

id — het nummer waarmee het systeem de locatie herkent. Niet aanpassen.
intake_key — alleen ter informatie. Wijzigingen hierin worden genegeerd; de intake key pas je aan bij Instellingen → Formulier.

Wil je meerdere locaties tegelijk aanpassen? Pas de gegevens in het bestand aan, laat de id staan en importeer het bestand opnieuw via Import CSV:

Rijen met een id werken de bestaande locatie bij. Alleen rijen met een wijziging worden bijgewerkt.
Rijen zonder id worden als nieuwe locatie toegevoegd.
Een lege cel maakt het bijbehorende veld leeg. Laat je een hele kolom weg uit het bestand, dan blijft dat veld ongewijzigd.
Locaties die je uit het bestand haalt, worden niet verwijderd.
Verandert de region_code, dan wordt de koppeling met het oude cluster verwijderd.

Voordat bestaande locaties worden overschreven, toont het importvenster eerst een samenvatting ("12 bestaande locaties worden bijgewerkt") en vraagt om bevestiging.

Veelgestelde vragen

Hoe groot mag het CSV-bestand zijn? Maximaal 5 MB. Voor de meeste organisaties is dit ruim voldoende.

Kan ik via CSV ook bestaande locaties bijwerken? Ja, via een export. Download eerst een bestand met Export CSV, pas het aan en importeer het weer — zie "Locaties exporteren en bijwerken" hierboven. Het sjabloon zelf bevat geen id en maakt dus altijd nieuwe locaties aan.

Wat als de import deels mislukt? Rijen die niet kloppen (ontbrekende naam, ongeldig e-mailadres, onbekende regio) worden overgeslagen. De rest wordt wel geïmporteerd. Je ziet na de import een samenvatting van het resultaat.

Welk scheidingsteken gebruik ik voor diensten? Een puntkomma (;), niet een komma. Bijvoorbeeld kinderdagverblijf;buitenschoolse opvang.