Hoe komen ingediende aanvragen binnen?

Doelgroep: hoofdkantoor

Wanneer een ouder het intakeformulier indient, gebeurt er het volgende in het systeem:

Wat het systeem doet

Nieuwe aanvraag aanmaken — het systeem maakt automatisch een aanvraag aan met de ingevulde gegevens.
Eerste fase toewijzen — de aanvraag wordt geplaatst in de eerste actieve fase van je pipeline.
Notificatie versturen — als de locatie een notificatie e-mailadres heeft, ontvangt dat adres een e-mail met de details van de nieuwe aanvraag.
Workflow activeren — als je een workflow hebt ingesteld met de trigger Nieuwe aanvraag, wordt die workflow direct uitgevoerd (of na de ingestelde vertraging).

Waar vind ik de nieuwe aanvraag?

De aanvraag is direct zichtbaar in Aanvragen. Je kunt de aanvragenlijst filteren op datum van om recente aanvragen bovenaan te zien, of de pijplijnweergave gebruiken om aanvragen per fase te bekijken.

Welke gegevens worden overgenomen?

Alle velden die de ouder heeft ingevuld, worden opgeslagen in de aanvraag: naam, e-mail, telefoon, locatie, opvangtype, en eventuele aanvullende velden zoals voorkeursdagen en bericht. Je kunt deze gegevens bekijken en bewerken via het detailpaneel.

Veelgestelde vragen

Wat als de ouder het formulier halverwege verlaat? Niet-ingediende formulieren worden niet opgeslagen. Alleen volledig ingediende aanvragen komen binnen.

Kan ik zien dat een aanvraag via het intakeformulier is binnengekomen? Ja. In de tijdlijn van de aanvraag staat bij het eerste item Aanvraag ingediend via intakeformulier als het via het formulier is binnengekomen. Handmatig aangemaakte aanvragen tonen een andere begineventmelding.

Wat als er geen notificatie e-mailadres is ingesteld voor de locatie? Dan wordt er geen meldingse-mail verstuurd. Voeg een notificatie e-mailadres toe via Locaties → [locatie bewerken] om meldingen te ontvangen.