Wat is slim inplannen?

Doelgroep: hoofdkantoor

Vereist: Slim inplannen ingeschakeld via Instellingen → Functies

Met de Slim inplannen-functie kunnen ouders zelf een tijdslot kiezen voor hun rondleiding. In plaats van dat een medewerker belt om een afspraak in te plannen, ontvangt de ouder een planningslink waarmee hij of zij direct een beschikbaar moment reserveert.

Hoe werkt het?

Je stelt per locatie beschikbare tijdblokken in — terugkerend per weekdag of eenmalig voor een specifieke datum.
Wanneer een aanvraag binnenkomt, stuur je de ouder een planningslink (via e-mail of sms, handmatig of via een workflow).
De ouder opent de link en kiest een moment uit de beschikbare tijdslots.
Het systeem boekt het gekozen slot en schrijft de rondleidingsdatum- en tijd terug naar de aanvraag.

Wat heb je nodig om te beginnen?

Schakel Slim inplannen in via Instellingen → Functies.
Stel beschikbaarheid in voor elke locatie via Slim Inplannen in het hoofdmenu (zie artikel 10.2).
Voeg de variabele {{planningslink}} toe aan een e-mail- of sms-template, of stuur de link handmatig mee.

Veelgestelde vragen

Is de Slim inplannen-functie verplicht om te gebruiken? Nee. Als je het liever zelf met ouders afstemt via telefoon of e-mail, schakel je de functie niet in. De planningslink verschijnt dan niet in de aanvraag.

Ziet de ouder alle locaties op de boekingspagina? Nee. De planningslink is locatiespecifiek — de ouder ziet alleen de beschikbaarheid van de locatie die bij zijn aanvraag hoort.

Wat als een ouder een al geboekt tijdslot probeert te kiezen? Tijdslots die al zijn geboekt, worden automatisch geblokkeerd en zijn niet meer selecteerbaar.