De planningslink versturen naar een ouder

De planningslink versturen naar een ouder

Doelgroep: hoofdkantoor

Vereist: Slim inplannen ingeschakeld via Instellingen → Functies

Elke aanvraag heeft een unieke planningslink. Via deze link kan de ouder zelf een tijdslot kiezen.

Variabelen in e-mail- en sms-templates

Je kunt de planningslink opnemen in elk e-mail- of sms-template via de variabele {{planningslink}}. Bij het versturen wordt deze variabele automatisch vervangen door de unieke link van die specifieke aanvraag.

Voor sms-berichten is er ook een verkorte variant: {{planningslink_kort}}. Deze is korter en daardoor beter geschikt voor de beperkte ruimte van een sms-bericht.

Via een workflow automatisch versturen

De meest efficiënte aanpak is om de planningslink automatisch te sturen via een workflow. Bijvoorbeeld:

1. Maak een workflow met de trigger Fase gewijzigd.
2. Stel als voorwaarde in dat de aanvraag de fase "Rondleiding plannen" heeft bereikt.
3. Voeg een actie toe: E-mail versturen of Sms versturen met een template dat {{planningslink}} bevat.

De ouder ontvangt dan automatisch een uitnodiging om een moment te kiezen zodra de aanvraag de juiste fase bereikt.

Handmatig versturen

Je kunt de planningslink ook handmatig meesturen via het detailpaneel van een aanvraag:

1. Open de aanvraag.
2. Ga naar de tab Communicatie.
3. Klik op Bericht sturen.
4. Kies een template dat de variabele {{planningslink}} bevat.
5. Verstuur het bericht.

Veelgestelde vragen

Kan ik de planningslink ook direct kopiëren uit het detailpaneel? Ja. In het detailpaneel van een aanvraag is de planningslink zichtbaar en kopieerbaar in de sectie Rondleiding Details.

Wat als de ouder de link opent maar geen tijdslot kan kiezen? Controleer of de locatie beschikbaarheid heeft ingesteld. Als er geen slots beschikbaar zijn in het planningsvenster, kan de ouder niets kiezen.

Verandert de planningslink als ik hem opnieuw verstuurt? Nee. De link is permanent gekoppeld aan de aanvraag en verandert niet.